A implantação de uma plataforma de gestão de viagens corporativas pode ser rápida ou arrastada, dependendo de quanto a empresa se prepara antes de começar o processo. Ter um checklist claro ajuda a evitar retrabalho e reduz o risco de atrasos, especialmente quando o objetivo é uma transição rápida, como a de 48 horas oferecida por fornecedores mais tecnológicos.
Este artigo apresenta um checklist organizado por etapas, do planejamento inicial ao acompanhamento pós-implantação, para empresas que estão prestes a adotar uma nova plataforma de viagens corporativas.
Antes da implantação
- Reunir e documentar as políticas de viagem vigentes
- Levantar a lista de usuários que precisarão de acesso à plataforma
- Definir hierarquia de aprovação por área ou cargo
- Identificar sistemas que precisam ser integrados, como ERP e RH
- Definir uma data de corte para início do uso da nova plataforma
Durante a implantação
- Cadastrar usuários e configurar níveis de aprovação
- Parametrizar políticas de viagem dentro do sistema
- Testar o fluxo completo de reserva com um grupo pequeno de usuários
- Validar a integração com ERP e RH, quando aplicável
- Configurar relatórios de gastos conforme centros de custo da empresa
Comunicação interna durante a transição
Um comunicado claro sobre a data de início da nova plataforma, os canais de suporte disponíveis e um contato para dúvidas reduz a resistência natural à mudança e evita que os viajantes tentem usar o processo antigo em paralelo.
Após a implantação
- Acompanhar os primeiros relatórios de gastos gerados na nova plataforma
- Coletar feedback dos viajantes sobre a experiência de reserva
- Ajustar políticas de viagem que se mostrarem restritivas ou permissivas demais
- Revisar o funcionamento do atendimento em casos reais de emergência
Erros comuns durante a implantação
Um erro frequente é subestimar o tempo necessário para levantar e documentar as políticas de viagem existentes, o que pode atrasar toda a implantação mesmo quando a tecnologia em si está pronta para uso rápido. Outro erro é não testar o fluxo de reserva com um grupo pequeno antes de liberar para toda a empresa.
Por que a velocidade de implantação importa
Quanto mais longo o processo de implantação, maior o risco de a empresa operar dois sistemas em paralelo, gerando confusão e custo adicional. Processos de implantação rápidos, como o de 48 horas oferecido pela Uniglobe Pro, reduzem essa janela de risco e permitem que a empresa comece a colher os benefícios da nova plataforma de gestão de viagens corporativas mais cedo.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva, em média, para implantar uma plataforma de gestão de viagens?
Varia conforme o fornecedor e a complexidade das integrações, mas processos tecnológicos bem estruturados podem levar cerca de 48 horas para a operação básica estar funcionando.
É necessário treinar todos os colaboradores antes da implantação?
Um treinamento básico ajuda, mas plataformas com interface simples reduzem a necessidade de capacitação extensa antes do uso.
O que fazer se as políticas de viagem mudarem pouco depois da implantação?
A maioria das plataformas permite ajustar políticas de viagem diretamente no sistema, sem necessidade de reiniciar todo o processo de implantação.