A passagem e o hotel são só uma parte da conta. Táxi, refeição, estacionamento, bagagem extra e pequenas compras somam um volume que muitas empresas só enxergam no fim do mês — quando o reembolso já foi pago e não há mais o que corrigir.
Gestão de despesas corporativas é o conjunto de regras, fluxos e ferramentas que dá visibilidade a esse gasto antes, durante e depois da viagem. Neste guia, mostramos como estruturar o processo e por que uma travel tech que junta viagem e despesa no mesmo fluxo simplifica o trabalho do financeiro e do viajante.
O que entra na gestão de despesas de viagem
- Despesas reservadas: aéreo, hotel, locação de carro e seguro.
- Despesas em trânsito: táxi, aplicativos de mobilidade, pedágio e combustível.
- Despesas de estadia: alimentação, lavanderia e internet.
- Despesas extraordinárias: remarcações, bagagem, multas e emergências.
- Adiantamentos, reembolsos e lançamentos no cartão corporativo.
1. Comece pela política de despesas
Sem regra escrita, cada gestor decide de um jeito e cada viajante interpreta como pode. Defina limites por categoria (refeição, hotel, mobilidade), o que é reembolsável, quais comprovantes são exigidos e o prazo para prestar contas.
A política funciona melhor quando aparece na tela no momento da compra ou do lançamento, e não num PDF esquecido na intranet.
2. Una viagem e despesa no mesmo fluxo
Quando a reserva fica numa ferramenta e a despesa em outra, o financeiro precisa cruzar planilhas para saber quanto custou cada viagem. Uma plataforma que liga a despesa à viagem de origem mostra o custo total por projeto, centro de custo e viajante.
Na Uniglobe Pro, viagem e despesa estão no mesmo fluxo: a viagem já nasce com centro de custo e aprovação, e os gastos lançados durante o deslocamento ficam vinculados a ela.
3. Simplifique a prestação de contas
- Foto do recibo pelo celular, com leitura automática de valor e data.
- Corridas de mobilidade lançadas automaticamente.
- Alertas de despesa fora da política antes do envio.
- Aprovação do gestor em um clique, com o histórico da viagem à vista.
4. Concilie cartão, adiantamento e reembolso
Conciliação manual é onde mais se perde tempo e onde mais aparecem erros. Integrar a plataforma ao cartão corporativo e ao ERP elimina a digitação e acelera o fechamento contábil.
5. Reduza o custo da parte maior: a compra
Controlar o recibo do café importa, mas o grosso do gasto está na passagem e no hotel. Em um estudo da Loupit com 164 empresas, a diferença entre fornecedores para a mesma viagem chegou a 32%.
Por isso a Uniglobe Pro participa do marketplace de viagens corporativas: cada cotação é comparada com outras agências e com o site das companhias aéreas, e o menor preço fica visível para quem aprova.
Indicadores para acompanhar todo mês
- Custo médio por viagem e por viajante.
- Percentual de despesas fora da política.
- Prazo médio de prestação de contas e de reembolso.
- Antecedência média de compra.
- Economia frente ao preço de referência comparado.
Perguntas frequentes
O que é gestão de despesas corporativas?
É o conjunto de política, fluxos de aprovação, prestação de contas e conciliação que dá controle sobre os gastos dos colaboradores, especialmente em viagens a trabalho.
Qual a diferença entre gestão de viagens e gestão de despesas?
A gestão de viagens cuida da compra de passagens, hotéis e carros; a de despesas cuida dos gastos durante a viagem e do reembolso. O ideal é que ambas estejam no mesmo fluxo para mostrar o custo total.
Como acabar com as planilhas de reembolso?
Usando uma plataforma em que o viajante fotografa o recibo pelo celular, o gestor aprova em um clique e os lançamentos seguem integrados ao ERP.
Quanto custa uma ferramenta de gestão de despesas?
Depende do fornecedor. Na Uniglobe Pro, a cobrança é por usuário ativo no mês, sem taxa por transação, e o plano é gratuito até 25 usuários ativos.