Justificar o investimento em uma plataforma de gestão de viagens corporativas costuma esbarrar em uma pergunta direta do financeiro: qual é o retorno sobre esse investimento? Responder de forma consistente exige um roteiro claro, que vá além de comparar a mensalidade da plataforma com o que a empresa gastava antes.
Neste artigo, propomos um método simples para calcular o ROI de uma plataforma de gestão de viagens, considerando tanto a economia direta em tarifas quanto os ganhos indiretos de eficiência operacional.
Definindo o investimento
O primeiro passo é somar tudo o que a empresa efetivamente paga pela plataforma: mensalidade (fixa por usuário ou por transação), eventuais taxas de implantação e o tempo interno necessário para configurar o sistema no início. Plataformas com implantação em 48 horas, por exemplo, reduzem bastante esse custo inicial de setup.
Definindo o retorno em economia direta
- Diferença de tarifa média antes e depois da adoção da plataforma
- Economia gerada por comparação automática de fornecedores
- Economia gerada por ferramentas como calendário de tarifas e robô de recompra
- Redução de taxas de remarcação evitáveis com melhor planejamento
Definindo o retorno em eficiência operacional
- Horas de trabalho interno economizadas em cotações manuais
- Redução do tempo médio de aprovação de viagens
- Redução de retrabalho na conciliação de despesas
- Menor dependência de atendimento humano para tarefas rotineiras
A fórmula básica de ROI aplicada à gestão de viagens
De forma simplificada, o ROI pode ser calculado como (economia direta + valor da eficiência operacional − custo da plataforma) dividido pelo custo da plataforma, multiplicado por 100 para chegar a um percentual. O ponto mais delicado dessa conta é estimar de forma honesta o valor da eficiência operacional, que costuma ser subestimado por não ter um número óbvio associado.
Um horizonte de tempo realista para medir o ROI
Medir o ROI logo no primeiro mês costuma distorcer o resultado, porque parte do ganho de eficiência só aparece depois que o time se acostuma com a nova ferramenta. Um horizonte de três a seis meses tende a ser mais representativo, especialmente considerando que a implantação inicial já pode ser rápida — em 48 horas, no caso de plataformas como a Uniglobe Pro.
Erros comuns ao calcular o ROI
- Comparar apenas a mensalidade sem considerar economia direta em tarifas
- Ignorar o custo de tempo interno do modelo anterior
- Medir o retorno em período curto demais para capturar ganhos de eficiência
- Não considerar o custo de oportunidade de decisões sem dados de gasto
Perguntas frequentes
Qual período é mais indicado para medir o ROI de uma plataforma de viagens?
Um horizonte de três a seis meses costuma ser mais representativo, já que parte do ganho de eficiência aparece após o período de adaptação do time.
É possível medir ROI mesmo em planos gratuitos?
Sim, mesmo sem custo de assinatura, é possível medir a economia direta obtida por comparação de tarifas e o ganho de tempo com automação de processos.
O custo de implantação afeta muito o cálculo de ROI?
Pode afetar, especialmente em plataformas com implantação demorada. Modelos com setup rápido, como implantação em 48 horas, reduzem esse impacto inicial.