Escolher uma agência de viagens corporativas é uma decisão que afeta o orçamento, a produtividade dos viajantes e o controle do financeiro durante anos. Mesmo assim, muitas empresas decidem olhando apenas a taxa de serviço ou a indicação de um conhecido.
Este guia prático organiza a escolha em 8 passos, com perguntas objetivas para levar a cada proposta. Serve tanto para quem vai contratar a primeira agência quanto para quem quer trocar de fornecedor.
1. Mapeie o seu perfil de viagens antes de cotar
Antes de falar com qualquer agência, levante quantos viajantes a empresa tem, quantas viagens faz por mês, os destinos mais frequentes (nacionais e internacionais) e o gasto médio com aéreo, hotel e mobilidade.
Com esse retrato em mãos, você compara propostas com a mesma base e evita pagar por serviços que não usa. Se preferir, o Diagnóstico com IA da Uniglobe Pro monta esse retrato em poucos minutos, gratuitamente.
2. Compare pelo custo total, não pela taxa
A taxa de serviço é a parte mais visível da proposta, mas representa uma fatia pequena do gasto. Estudo da Loupit com 153 empresas mostrou que, em 39% das cotações, a agência com menor fee não tinha o menor preço final da viagem.
Peça às agências o custo total de viagens reais da sua empresa: tarifa, taxa e eventuais cobranças adicionais. É esse número que vai para o resultado.
3. Verifique se a agência compara preços com o mercado
Uma agência isolada mostra apenas o inventário e as negociações dela. Em um marketplace de viagens corporativas, várias agências disputam a mesma compra na mesma tela, e a empresa enxerga a melhor oferta entre elas.
Pergunte: a agência permite comparar os preços dela com outras fontes? O Grupo Inttra economizou R$ 1 milhão no primeiro mês ao passar a comparar preços em um modelo multiagência.
4. Avalie a tecnologia: autoatendimento, política e aprovações
Uma boa agência hoje funciona também como travel tech: oferece plataforma de gestão de viagens corporativas com reserva online, política aplicada na tela, aprovação em um clique e relatórios em tempo real.
- A política de viagens é aplicada automaticamente na hora da compra?
- O gestor aprova pelo celular, com o comparativo de preços à vista?
- Há aplicativo para o viajante, com bilhetes, vouchers e despesas?
- A plataforma integra com o ERP e com o cartão corporativo da empresa?
- É possível consultar e solicitar viagens por assistentes de inteligência artificial?
5. Exija atendimento humano 24 horas
Voos atrasam, conexões caem e hotéis falham de madrugada. Confirme se a agência tem plantão próprio 24x7, inclusive feriados, qual é o tempo de primeira resposta e se o consultor enxerga o histórico do viajante.
Na Uniglobe Pro, o atendimento emergencial é feito pela própria equipe, com reemissão, nova conexão, hotel de última hora e mobilidade resolvidos em minutos.
6. Entenda o modelo de cobrança
Taxa por transação cresce junto com o volume e cria um incentivo errado: quanto mais a empresa viaja, mais paga. O modelo de preço fixo por usuário ativo torna o custo previsível e separa a remuneração da agência do valor das passagens.
Na Uniglobe Pro, conta como ativo quem reserva, viaja, aprova ou lança despesa no mês; o plano é gratuito até 25 usuários ativos. Veja os detalhes em Planos.
7. Cheque cobertura, reputação e solidez
- Cobertura de conteúdo: companhias aéreas, hotéis em cidades pequenas, locadoras e mobilidade.
- Atuação internacional: a agência tem rede de apoio em outros países?
- Referências de clientes do seu porte e setor.
- Presença na imprensa especializada e tempo de mercado.
- Conformidade com a LGPD no tratamento dos dados dos viajantes.
8. Faça um piloto e defina indicadores
Antes de assinar um contrato longo, peça um período de teste com indicadores claros: economia frente à tarifa de referência, tempo de emissão, aderência à política, tempo de resposta do atendimento e satisfação dos viajantes.
Prefira contratos sem fidelidade longa e com implantação rápida — na Uniglobe Pro, a implantação leva até 48 horas.
Checklist rápido para levar às reuniões
- Qual o custo total de 5 viagens reais da minha empresa?
- Vocês comparam seus preços com outras agências?
- Como a política e as aprovações funcionam na plataforma?
- Quem atende às 3h da manhã de um domingo e em quanto tempo?
- Como funciona a cobrança e existe taxa por transação?
- Quanto tempo leva a implantação e há fidelidade?
Perguntas frequentes
Qual o principal critério para escolher uma agência de viagens corporativas?
O custo total da viagem, e não apenas a taxa de serviço. A tarifa varia muito mais que o fee, por isso a capacidade da agência de comparar preços com o mercado pesa mais no resultado do que a taxa cobrada.
Vale mais a pena uma agência tradicional ou uma travel tech?
O ideal é combinar os dois: a tecnologia de uma travel tech para autoatendimento, política e relatórios, e o atendimento humano 24 horas de uma agência para resolver imprevistos.
Empresa pequena precisa de agência de viagens corporativas?
Sim, sobretudo para ter controle de gastos, política e atendimento em emergências. Na Uniglobe Pro, o plano é gratuito para até 25 usuários ativos.
Quanto tempo leva para trocar de agência?
Depende do fornecedor. Na Uniglobe Pro, a implantação leva até 48 horas, com cadastro de viajantes, política de viagens e fluxo de aprovação.
O que perguntar sobre o atendimento emergencial?
Se o plantão é 24x7 inclusive em feriados, se é feito pela própria equipe, qual o tempo de primeira resposta e se o consultor tem acesso ao histórico do viajante.