Escolher uma agência de viagens corporativas é uma decisão que afeta diretamente o orçamento, a produtividade dos viajantes e a experiência de quem viaja a trabalho. Com a diversidade de modelos disponíveis hoje, de agências tradicionais a travel techs, é fundamental ter critérios claros para comparar propostas de forma objetiva.
Este artigo reúne 12 critérios práticos que ajudam gestores de viagens, compras e finanças a avaliar diferentes fornecedores antes de tomar a decisão final.
Critérios de custo e modelo de cobrança
- Existe taxa por transação ou o modelo é de preço fixo por usuário ativo?
- Há custos escondidos, como taxas de implantação, suporte ou emissão?
- O plano se adapta ao tamanho da empresa, incluindo opções gratuitas para equipes pequenas?
Critérios de tecnologia
- A plataforma tem marketplace com comparação de preços em tempo real?
- É possível configurar políticas de viagem diretamente no sistema?
- A ferramenta gera relatórios de gastos automáticos, sem consolidação manual?
- Existe aplicativo ou versão mobile para reservas e aprovações?
Critérios de atendimento e suporte
- O atendimento está disponível 24/7 para emergências de viagem?
- Qual o tempo médio de resposta em casos de remarcação ou cancelamento?
- Existe um canal dedicado para dúvidas de gestores, além do suporte ao viajante?
Critérios de implantação e integração
- Qual o prazo estimado de implantação — dias, semanas ou meses?
- A plataforma se integra a sistemas de ERP, RH ou cartões corporativos?
Como pontuar cada fornecedor
Uma boa prática é montar uma planilha simples com os 12 critérios listados, atribuindo peso a cada um de acordo com a prioridade da empresa. Empresas com foco forte em economia devem dar mais peso a custo e transparência de preços; empresas com viagens complexas podem priorizar atendimento e flexibilidade.
Testando antes de decidir
Sempre que possível, vale testar a plataforma antes da contratação definitiva. Planos gratuitos, como o oferecido pela Uniglobe Pro para até 25 usuários, permitem avaliar a experiência de reserva, os relatórios e o atendimento sem compromisso financeiro imediato.
Erros comuns na escolha de uma agência de viagens corporativas
Um erro frequente é escolher apenas com base no preço da mensalidade, sem considerar taxas por transação que aparecem depois. Outro erro é ignorar o tempo de implantação, o que pode gerar meses de operação em paralelo entre o fornecedor antigo e o novo, aumentando custo e confusão para os viajantes.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para escolher e implantar uma nova agência de viagens corporativas?
Depende do fornecedor. Processos mais tecnológicos, como o da Uniglobe Pro, podem ser concluídos em cerca de 48 horas, enquanto modelos tradicionais tendem a levar mais tempo.
Vale a pena trocar de agência apenas por causa do preço?
Preço é importante, mas deve ser avaliado junto com tecnologia, atendimento e facilidade de implantação, para evitar economia aparente que gera custo operacional depois.
É possível negociar o modelo de cobrança com a agência?
Em muitos casos sim, especialmente em contratos de maior volume, mas modelos com preço fixo por usuário ativo já tendem a ser mais previsíveis desde o início.