O medo de interromper a operação é uma das principais razões pelas quais empresas adiam a troca de agência de viagens corporativas, mesmo insatisfeitas com o fornecedor atual. Viagens em andamento, reservas futuras e relatórios em construção geram receio de que a migração cause retrabalho ou falhas.
Com planejamento adequado, é possível trocar de fornecedor sem gerar essa interrupção. Este artigo apresenta um roteiro prático para conduzir essa transição de forma organizada.
Mapeie o que precisa ser migrado
- Políticas de viagem vigentes e suas exceções
- Cadastro de usuários e hierarquia de aprovação
- Histórico de reservas relevante para relatórios financeiros
- Contratos de tarifas negociadas, quando existirem
- Integrações já existentes com ERP, RH ou cartões corporativos
Defina uma data de corte
Uma prática recomendada é definir uma data de corte a partir da qual todas as novas reservas passam a ser feitas na nova plataforma, mantendo o fornecedor anterior apenas para gerenciar viagens já em andamento até a conclusão. Isso evita que a empresa opere dois sistemas completos ao mesmo tempo por muito tempo.
Comunique a mudança aos viajantes com antecedência
Viajantes frequentes precisam saber, com clareza, quando e como passarão a usar a nova plataforma. Um comunicado simples, com prazo, canal de suporte e um contato para dúvidas, reduz a resistência natural a qualquer mudança de ferramenta.
Priorize fornecedores com implantação rápida
O tempo de implantação é um dos fatores que mais influencia o risco da migração. Processos que levam meses aumentam a chance de sobreposição de sistemas e confusão. Fornecedores tecnológicos, como a Uniglobe Pro, trabalham com prazos de implantação de cerca de 48 horas, o que reduz significativamente essa janela de risco.
Teste antes de migrar todos os usuários
Sempre que possível, comece a migração com um grupo pequeno de usuários, avalie o funcionamento da plataforma, ajuste políticas de viagem se necessário e só depois expanda para toda a empresa. Isso reduz o impacto de eventuais ajustes de configuração.
Acompanhe os primeiros ciclos de relatórios
Os primeiros relatórios de gastos após a migração merecem atenção redobrada, para garantir que os dados estão sendo capturados corretamente e que a comparação com o histórico anterior faz sentido. Esse acompanhamento também ajuda a identificar rapidamente qualquer ajuste necessário na configuração da plataforma.
Perguntas frequentes
É possível trocar de agência no meio de um contrato vigente?
Depende das cláusulas contratuais. Vale revisar prazos de rescisão e multas antes de definir a data de corte da migração.
Quanto tempo leva para migrar para uma nova plataforma de gestão de viagens?
Com fornecedores tecnológicos, a implantação pode levar cerca de 48 horas, mas o período de transição completa, incluindo comunicação e testes, costuma se estender por algumas semanas.
O histórico de viagens é perdido na migração?
Não deveria ser. Um bom processo de migração inclui a exportação e, quando possível, a importação do histórico relevante para a nova plataforma.