Resposta rápida: antes de contratar uma agência de viagens corporativas, avalie preço final desde a primeira tela, comparação com o site da companhia aérea e com outras agências, gestão de despesas e reembolsos, mobilidade terrestre, faturas por centro de custo, atendimento humano 24 horas, remarcação online, cashback, políticas de aprovação e a integração de tudo isso em uma única plataforma.
A escolha da agência influencia tanto o valor pago por passagens e hospedagens quanto o trabalho de quem solicita, aprova e confere cada despesa. Para apoiar essa decisão, a Uniglobe Pro Travel reúne perguntas que ajudam as áreas de Compras, Financeiro e Viagens a avaliar fornecedores antes da contratação, considerando preço final, atendimento e a integração dos processos antes, durante e depois de cada viagem.
1. A oferta mostra o preço final desde a primeira tela?
O primeiro ponto é a transparência. Verifique se a ferramenta apresenta, desde a primeira tela, o preço final com taxas, fee e demais cobranças. Conhecer o valor completo desde o início permite comparar alternativas e encaminhar aprovações com clareza sobre o gasto previsto.
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2. Dá para comparar com o site da companhia aérea e com outras agências?
Confira se a plataforma permite confrontar ofertas para o mesmo voo, com a mesma bagagem, regras tarifárias e condições de pagamento. Ao avaliar propostas de preço igual ou menor que o canal direto, entenda o alcance e as condições dessa oferta.
Outra pergunta: diferentes agências podem ser comparadas dentro da mesma ferramenta, considerando tarifas, condições e disponibilidade? É o que faz um marketplace de viagens corporativas, do qual a Uniglobe Pro participa.
3. Como funcionam despesas e reembolsos?
A avaliação deve acompanhar o caminho do comprovante até o pagamento. Aprofunde no guia de gestão de despesas corporativas.
- O colaborador consegue enviar recibos e consultar o andamento da solicitação?
- O gestor consegue conferir e aprovar os valores?
- O módulo de despesas (expense) foi demonstrado na rotina real de uso, para quem viaja e para quem administra?
4. Uber, táxi e faturas entram na mesma conta?
Os deslocamentos terrestres fazem parte do custo. Verifique se corridas de Uber e táxi podem ser solicitadas ou registradas na solução e vinculadas à viagem e ao centro de custo.
No financeiro, a mesma lógica vale para as faturas: a empresa deve conseguir identificar a qual viagem, colaborador e departamento cada cobrança pertence.
5. Quem atende de madrugada?
A pergunta central é quem atende quando um problema acontece fora do horário comercial e quais recursos essa equipe tem para resolvê-lo. Confirme se há atendimento humano 24 horas, todos os dias, com acesso à reserva e capacidade de atuar sobre a necessidade do viajante.
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6. A remarcação pode ser feita online?
Teste se é possível consultar alternativas, diferença tarifária e multas online, e entenda quando a confirmação é imediata e quais situações exigem um consultor. Essa distinção define expectativas de atendimento quando a agenda muda.
7. Cashback e descontos são realmente utilizáveis?
Avalie o benefício que efetivamente pode ser utilizado: regras de elegibilidade, validade, restrições e condições de resgate precisam estar claras. A comparação deve considerar o desembolso total e o valor que retorna à empresa.
8. Políticas, limites e aprovações por perfil
Antes da compra, o controle passa pela configuração de políticas, limites e aprovações por perfil. Na demonstração, acompanhe como o sistema trata uma solicitação fora da política e quais informações chegam ao aprovador. Depois, verifique se os gastos podem ser analisados por colaborador, departamento e centro de custo.
9. A plataforma é all in one de verdade?
Para a Uniglobe Pro Travel, uma plataforma all in one deve ser avaliada pela continuidade dos processos. Reservas, remarcações, despesas, reembolsos, mobilidade, faturas e relatórios precisam ser examinados em conjunto.
A questão prática: os dados acompanham a viagem do início ao fim? Quanto trabalho manual ainda é necessário para completar o percurso? Veja as plataformas e integrações da Uniglobe Pro.
Peça uma demonstração com um caso real da empresa
Esse exercício mostra quais etapas estão conectadas e onde ainda há recadastro, troca de mensagens ou conferências em planilhas. Agende uma demonstração.
- Solicitar uma viagem.
- Submetê-la à aprovação.
- Alterar a passagem.
- Registrar uma corrida.
- Enviar um comprovante.
- Conferir a fatura.
Conclusão
Com esse roteiro, a contratação passa a considerar o custo total da viagem e o esforço exigido das equipes. O objetivo é dar ao comprador elementos para avaliar o que a agência e a tecnologia entregam na operação diária, com critérios demonstráveis antes da assinatura do contrato.
A Uniglobe Pro é uma travel tech com preço fixo por usuário ativo, sem taxa por transação e gratuita até 25 usuários. Compare no guia prático para escolher uma agência e nos planos.
Perguntas frequentes
O que avaliar antes de contratar uma agência de viagens corporativas?
Preço final com taxas desde a primeira tela, comparação com o site da companhia aérea e com outras agências, despesas e reembolsos, mobilidade, faturas por centro de custo, atendimento humano 24h, remarcação online, cashback, políticas de aprovação e integração dos processos.
Por que comparar com o site da companhia aérea?
Para confirmar que a oferta da agência é igual ou menor que o canal direto para o mesmo voo, bagagem, regras tarifárias e condições de pagamento.
Como testar uma agência antes de contratar?
Peça uma demonstração com um caso real: solicitar uma viagem, aprovar, alterar a passagem, registrar uma corrida, enviar um comprovante e conferir a fatura.
O atendimento 24 horas é essencial?
Sim. Problemas de viagem acontecem fora do horário comercial, e é preciso atendimento humano com acesso à reserva para resolver a necessidade do viajante.